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Als langjähriger Hauptfeldweibel kenne ich die jährlichen Administrativen Aufwände für die Bearbeitung der Urlaubsgesuche im, wie auch vor dem Dienst. Besonders für den Kommandanten gibt es einiges zu tun vordienstlich. Urlaubsgesuche kommen teilweise unvollständig, unkorrekt und auf diverse Wegen zum Kommandant. Dieser investiert viel Zeit allen Sdt zu antworten und eine saubere Übersicht zu erhalten. 

Zur Vereinfachung entwickelten wir eine Web Applikation zur Bearbeitung von Urlaubsgesuchen. Der Soldat soll die Möglichkeit haben vordienstlich oder während dem Dienst ein Urlaubsgesuch zu beantragen. Über ein Login Bereich verwaltet der Zugführer & Kommandant seine Urlaubsgesuche. Nach einer Bestätigung oder Ablehnung des Gesuches, wird dem Soldat dies automatisch mit einer E-Mail mitgeteilt. Das Kader, sowie das Büro haben jederzeit den Überblick über alle Urlaube. Weiter kann mit einem Klick alle aktuellen Bestände abgefragt werden.

Die Applikation dient in erster Linie dem Kommandant sowie seinem Kader die Urlaubsgesuche einheitlich zu organisieren und zu verwalten.

Eine genauere Beschreibung findet Ihr im Anhang oder auf der Webseite:

www.Urlaubsgesuch.ch

Als GrenKp 13/3 haben wir vor kurzem den WK in Bure erfolgreich absolviert. Dabei wurde die Applikation erfolgreich eingeführt. Besonders die Verwaltung vordienstlich hat dem Kommandant einiges an Zeit erspart. 

In einem weiteren Schritt sind wir uns am überlegen ob wir dies auch für andere Kompanien zugänglich machen wollen. Wir müssten neue technische Funktionen und Arbeit investieren. Dabei ist es wichtig nicht viele Funktionen, sondern genau die Richtigen zu entwickeln, welche dem Kader einen effektiven Nutzen bringen. Deswegen bitte ich um eure Mithilfe mir ein Feedback zu geben.

Folgende Punkte würden mich interessieren:

- Wie empfindet ihr den herkömmlichen Prozess der Urlaubsgesuche? Vordienstlich, wie im Dienst

- Ist es effektiv ein Problem welches gelöst werden muss oder erachtet Ihr dies als unnötig?

- Wie findet Ihr im allgemeinen die Idee Urlaubsgesuche zu digitalisieren?

- Welche Vor/Nachteile bringt eine solche Plattform mit sich?

- Welche Funktionen brauch ein KpKdt damit seine Arbeit erleichtert wird?

- Gibt es Funktionen die sein Kader benötigt? 

- Wie muss die Seite für den Sdt gestaltet sein?

 

Ich freue mich über Eure Rückmeldung

Gruss Janosch

 

Anhang:

Pressemitteilung.pdf

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Smash    15

Also das Urlaubsgesuch digital zu machen finde ich gut vor allem in der heutigen Zeit. Zudem ist es ja auch so ziemlich praktisch, da man ja eh noch die Zug abfahrtszeitne und so im Internet nachschauen muss. Zudem ist dann auch alles leserlich und sauber und einfach zu sortieren

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CT XXI    77

Ich entdecke das jetzt und finde sehr gut, ich werde vielleicht es anwenden! Was ich als Bemerkung sofort sagen kann ist: gibt es bald eine Übersetzung des Ganzes auf Französisch mindestens? ;)

Ich kann problemlos Deutsch sprechen, gewisse meiner Kadern auch, aber da ich eine Romand-Kp habe, würde ich dieses Tool schwierig einsetzten können, wenn es nur auf Deutsch ist :) 

Sonst, sieht es sehr gut aus, danke vielmals! :D

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Geschätzter CT XXI

Besten Dank, das freut mich. 

Momentan existiert nur eine Deutsche Version dieser Webseite. Eine Mehrsprachiges  Antragsformular sowie Antwortemail wäre schnell umzusetzen. Dies würde in einer ersten Phase dem Soldaten auch genügen. Das ganze Portal mit dem Backend Bereich mehrsprachig zu gestalten ist geplant, wird jedoch noch etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Bei Interesse stelle ich dir gerne einen Testaccount zur Verfügung

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Phenomenon    76

Hallo Janosch

Ich finde die Idee einer solchen Plattform hervorragend. Scheint mir auf den ersten Blick auch gut umgesetzt zu sein. Unkompliziert und zielführend.
Ich könnte mir durchaus vorstellen, dass mein Kadi Interesse hätte daran. Meine Frage ist, ist dieses Tool auf einen offiziellen Auftrag vom VBS entstanden, oder ist das ein privates Projekt? Könnte mir vorstellen, dass dies evtl. datenschutzrechtliche Fragen aufwirft, wenn militärische Dokumente auf privaten Servern liegen?

Erhält der Kadi nachdem der Sdt das Formular abgefüllt hat auch das offizielle Formular für Urlaubsgesuche, oder eine Eigenentwicklung, resp. nur eine Listenübersicht?

Was mir noch aufgefallen ist, die Anzahl Beilagen ist auf max. 2 beschränkt. Ich hatte schon Gesuche, welche mehr Dokumentenanhänge erforderten. Hat sich dies bisher bewährt?

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Hallo Phenomenon

Da wir jedes Jahr mit den selben Problemen zu kämpfen hatten und es keine offizielle Alternative gab entwickelten wir dieses Tool selber. Der offizielle Weg für die vordienstliche Einreichung des Gesuches wäre in ausgedruckter Version und eingeschrieben. Die Realität zeigt jedoch, dass die meisten Gesuche per Email beantragt werden, was ein sehr unsicherer Weg ist. Mit dem Antrag auf der Plattform werden die Daten verschlüsselt auf einen Schweizer Server hochgeladen. Aus diesem Grund sehen wir dieses Tool auch als Datenschutztechnischer Sicht als Fortschritt. 

 

Übersicht:

Nach der Bearbeitung der Gesuche gibt es eine Übersicht im Portal, eine 48h Voraussicht, sowie die Möglichkeit ein Excel export zu machen um die Daten weiterzuverarbeiten. Der Urlaubspass wird jedoch nicht direkt erstellt, da dies sowieso im Milloffice eingetragen werden muss (Diensttage technisch) Würde Milloffice jedoch einen Excel import zu lassen wäre es theoretisch möglich. 

 

Beilage:

Der Antrag kann nur abgeschickt werden, wenn mind. 1 Beilage angefügt ist. Somit ist sichergestellt 1Antrag-1Beilage. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass es notwendig sein kann eine zweite Beilage mitzuschicken. Mehr als zwei Beilagen wurde bisher nicht gewünscht. Eine Beilage ist ein Dokument bis 10mb welches mehrere Seiten beinhalten kann. 

backand.png

bearbeitet von janosch.mueller

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philton    60

Hi Janosch

Auf den ersten Blick sieht das wirklich super aus. Es ist in der Tat so, dass in der Praxis viel über private E-Mailadressen gearbeitet wird. Datenschutzmässig wäre das bestimmt ein Fortschritt, obwohl es dadurch bisschen ein offiziellen Charakter erhält und öffentlicher ist. Vorallem weil in den Gesuchen die Vers. Nr. und Name kombiniert erscheinen.

Da meine Kp jeweils 4 Monate Dienst am Stück macht, haben wir auch schon etliche Prozesse auf die beine gestellt, dies wäre bestimmt eine Plattform welche das ganze um einiges übersichtlicher gestalten könnte. Habe es mal meinem Feldi weitergeleitet.

Der Import ins Milo, welcher zwingend notwendig ist, muss wohl oder übel von Hand gemacht werden - vermute nicht, dass das Milo irgenwelche Importe dieser Art zulässt :). Hier kommt doch sowieso bald einen ganz neue Version raus, oder? Milo10?

 

Eine Quizfrage hätte ich noch: Das ganze muss doch für 3? Jahre archiviert werden. Das ist kein Problem? Würde mich ebenfalls Wunder nehmen, wie der Stab darauf reagieren würde, wenn er beim Feldi alles nur am PC sieht und keinen Stapel Papier hat zum durchackern.

Achja:

Zitat

und eingeschrieben.

Naja, dass dann schon nicht. DB und MB werden ja auch normal per A- oder B-Post versendet.

 

Zitat

Erhält der Kadi nachdem der Sdt das Formular abgefüllt hat auch das offizielle Formular für Urlaubsgesuche, oder eine Eigenentwicklung, resp. nur eine Listenübersicht?

Das Formular gibt es via Milo, da die ganzen Daten sowieso eingetragen werden müssen - sonst hat der Four dann ein Problem.

bearbeitet von philton

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vor 19 Stunden schrieb philton:

Hier kommt doch sowieso bald einen ganz neue Version raus, oder? Milo10?

Ja wurde ich auch so aufgeklärt. Ob es möglich sein wird ein Urlaubsimport zu machen weis ich leider nicht. 

 

vor 19 Stunden schrieb philton:

Eine Quizfrage hätte ich noch: Das ganze muss doch für 3? Jahre archiviert werden. Das ist kein Problem? Würde mich ebenfalls Wunder nehmen, wie der Stab darauf reagieren würde, wenn er beim Feldi alles nur am PC sieht und keinen Stapel Papier hat zum durchackern.

Alle Anträge können als Excel exportiert werden und anschl. aufbewahrt werden. Meiner Meinung nach egal ob digital oder analog. Bei uns war das kein Problem. 

 

Eine Frage möchte ich jedoch nochmals aufwerfen an alle Kadis:

- Ist dies effektiv ein Problem resp. viel Zeitaufwand für den Kommandanten die ganze Gesuche zu bearbeiten und übersichtlich zu gestalten damit man eine saubere Planung machen kann?

- Würde ein solches Tool einen Nutzen bringen und was genau sollte dieses abdecken. 

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass bei meinen Kadis effektiv ein Problem ist. Jedoch kann ich nicht für alle sprechen.  Und bevor wir mehr Zeit darin investieren sollte es effektiv eine Nachfrage geben. 

Danke für euer Feedback  

bearbeitet von janosch.mueller

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